Як приймати на роботу?

Пропонуємо алгоритм, який має пройти працівник кадрової служби, оформлюючи прийняття на роботу нового працівника.

ЕТАП 1. Перевірка документів, що подаються при прийнятті на роботу

Перед укладанням трудового договору необхідно перевірити у претендента наявність усіх необхідних документів та їх легітимність. Відповідно до статті 24 КЗпП при укладанні трудового договору громадянин зобов’язаний подати:

  • паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
  • трудову книжку.

У випадках, передбачених законодавством, також подаються:

  • документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
  • документ про стан здоров’я;
  • інші документи.

Під час перевірки документів звертайте увагу на те, що прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, зазначені у документах, повинні збігатися з прізвищем, ім’ям, по батькові та датою народження, зазначеними в паспорті.

Якщо під час перевірки документів виявлено недоліки щодо їх оформлення, працівник кадрової служби має роз’яснити особі, що приймається на роботу, її дії з приведення документів у належний стан:

  • у випадку, якщо паспорт громадянина України є недійсним внаслідок відсутності додаткової фотографії, особа повинна звернутись до територіального органу Державної міграційної служби України за місцем проживання для усунення цього недоліку;
  • у випадку, якщо у наданих документах є розбіжності з анкетними даними, зазначеними у паспорті, внаслідок граматичних або технічних помилок, особа повинна звернутися у відповідний орган для видачі нових документів або їхніх дублікатів з достовірними відомостями. В довідку до акту огляду МСЕК мають бути внесені виправлення;
  • у випадку, якщо в документі про освіту (спеціальність, кваліфікацію), довідці до акту огляду МСЕК та в індивідуальній програмі реабілітації інваліда є розбіжності з анкетними даними, зазначеними у паспорті, внаслідок зміни особою (в період після отримання зазначених документів) прізвища, імені та по батькові, особа повинна надати документ, який підтверджує такі зміни (свідоцтво про шлюб, або свідоцтво про розірвання шлюбу, або свідоцтво про зміну імені), видані відповідним державним органом реєстрації актів цивільного стану. Військовий квиток особи обміну не підлягає, до нього мають бути внесені виправлення відповідним військовим комісаріатом.

ЕТАП 2. Роз’яснення пільг, гарантій і компенсацій, що належать окремим категоріям працівників

При укладанні трудового договору необхідно з’ясувати, чи не належить претендент до категорій працівників, що мають права на певні пільги, гарантії, компенсації. Претендентам на роботу слід роз’яснити відповідні права і запропонувати подати документи, що їх засвідчують, наприклад:

  • посвідчення учасника ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС (або посвідчення особи, що постраждала внаслідок аварії на ЧАЕС);
  • посвідчення ветерана війни (зокрема, учасника бойових дій, учасника війни або члена родини загиблого (померлого) учасника бойових дій);
  • документ, що засвідчує встановлення дитині інвалідності, наприклад, копія пенсійного посвідчення;
  • свідоцтва про народження дітей тощо.

Ці та інші документи, що підтверджують право особи на пільги, не є обов’язковими для подання, тому працівник кадрової служби не вправі вимагати їх, але повинен роз’яснити особі, якими документами можна підтвердити право на пільги і запропонувати подати необхідні документи.

ЕТАП 3. Попереднє ознайомлення з графіком і режимом роботи, з умовами праці

Наступний етап — попереднє ознайомлення майбутнього працівника з графіком і режимом роботи, з умовами праці, а також інформування про наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, можливі наслідки їх впливу на здоров’я та про права працівника на пільги і компенсації за роботу в таких умовах.

Необхідність цього етапу обумовлюється тим, що особа, непоінформована перед укладанням трудового договору про режим, графік роботи, про особливості умов праці (можливість відряджень, роз’їзний характер роботи тощо) та наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих факторів, наслідки їх впливу на здоров’я, може не погодитись працювати в наявних умовах вже після укладення трудового договору та проведення попереднього медичного огляду.

ЕТАП 4. Визначення необхідності в попередньому медичному огляді та строків проходження огляду

Відповідно до статей 169 КЗпП, статті 17 Закону України «Про охорону праці» вiд 14.10.1992 № 2694-XII:

1. Роботодавець зобов’язаний за свої кошти організувати проведення попереднього (при прийнятті на роботу) і періодичних (протягом трудової діяльності) медичних оглядів працівників, зайнятих на важких роботах, роботах із шкідливими чи небезпечними умовами праці або таких, де є потреба у професійному доборі.

2. За час проходження медичного огляду за працівниками зберігаються місце роботи (посада) і середній заробіток.

Осіб молодше 18-ти років приймають на роботу лише після попереднього медичного огляду і, в подальшому, до досягнення 21 року, вони щороку підлягають обов’язковому медичному оглядові (ст. 191 КЗпП).

Перелік посад, професій та видів робіт, для яких встановлюють обов’язкові попередні медичні огляди, та порядок їх проведення визначають нормативними актами — це має бути зафіксовано в колективному договорі.

ЕТАП 5. Направлення працівника на попередній медичний огляд

Цей етап здійснюється тільки для працівників, для яких проходження попереднього медичного огляду є необхідним.

Якщо особі, що бажає працевлаштуватися, видано медичний висновок, згідно з яким запропонована робота протипоказана за станом здоров’я, роботодавець повинен відмовити особі у працевлаштуванні на підставі частини третьої статті 22 і частини шостої статті 24 КЗпП. Згідно з ними заборонено укладати трудовий договір із громадянином, якому за медичним висновком запропонована робота протипоказана за станом здоров’я.

ЕТАП 6. Укладання трудового договору

КЗпП припускає можливість укладання трудових договорів як в письмовій, так і в усній формі, але встановлює перелік випадків, коли трудовий договір обов’язково укладається в письмовій формі.

Трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі (ч. 1 ст. 24 КЗпП).

Додержання письмової форми є обов’язковим:

1) при організованому наборі працівників;

2) при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я;

3) при укладенні контракту;

4) у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;

5) при укладенні трудового договору з неповнолітнім;

6) при укладенні трудового договору з фізичною особою;

7) в інших випадках, передбачених законодавством України.

Локальними актами організації (зокрема, колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку) може бути розширено перелік випадків, коли трудові договори укладаються в письмовій формі, і взагалі може бути встановлено обов’язковість укладання трудових договорів в організації виключно в письмовій формі.

Крок 1. Визначаємо, чи є обов’язковим укладання трудового договору у письмовій формі, та з’ясовуємо, чи наполягає працівник на укладенні трудового договору в письмовій формі

Перший крок кадровика на цьому етапі кадрової процедури — визначити (з урахуванням вимог ст. 24 КЗпП та інших актів законодавства), чи необхідно з особою, яка приймається на роботу, укладати трудовий договір саме в письмовій формі.

Якщо відповідно до законодавства з працівником може бути укладено трудовий договір як в письмовій, так і в усній формі (тобто письмова форма не є обов’язковою), працівник кадрової служби має з’ясувати, чи наполягає особа на укладанні трудового договору у письмовій формі.

Якщо письмова форма є обов’язковою або особа наполягає на такій формі, переходимо до КРОКУ 2 та КРОКУ 4. В інших випадках — переходимо до КРОКУ 3.

Крок 2. Складаємо трудовий договір у письмовій формі

Оскільки законодавчо не затверджено типової форми письмового трудового договору для загального випадку, кожна організація може розробити форму трудового договору самостійно (зразок). За основу при цьому можна взяти форми трудових договорів, розроблені органами державної влади та затверджені відповідними наказами, наприклад:

  • типова форма трудового договору з працівником, діяльність якого пов’язана з державною таємницею, затверджена наказом Державного комітету України з питань державних секретів від 08.12.1994 № 44;
  • форма трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, затверджена наказом Мінпраці від 08.06.2001 № 260;
  • типова форму контракту з працівником, затверджена наказом Мінпраці від 15.04.1994 № 23;
  • типова форма контракту з керівником підприємства, що є у державній власності, затверджена постановою КМУ від 02.08.1995 № 597.

У трудовому договорі мають бути в обов’язковому порядку зафіксовані всі умови, які вирізняються від умов, передбачених у колективному договорі та правилах внутрішнього трудового розпорядку (додаткові пільги та гарантії, індивідуальні режим або графік роботи тощо). Також в договорі необхідно зазначати про встановлення випробування та його тривалість, наявність повної індивідуальної матеріальної відповідальності тощо.

При визначенні умов трудового договору необхідно враховувати, що умови договорів про працю, які погіршують становище працівників порівняно з законодавством України про працю, є недійсними (ст. 9 КЗпП).

Після оформлення трудовий договір передається для підписання керівнику організації. Зверніть увагу, що окрім підпису керівника має бути зазначено і дату підписання договору. На підписаному трудовому договорі проставляється відбиток печатки. Після цього отримуємо підпис працівника (із зазначенням дати підписання) на трудовому договорі.

Після підписання трудового договору обома сторонами його необхідно зареєструвати. Законодавчо не встановлено спосіб та порядок реєстрації трудових договорів. Договори можна реєструвати в журналі .

Після реєстрації трудового договору слід вручити працівнику його примірник договору та отримати підпис працівника в журналі реєстрації трудових договорів.

Крок 3. Укладаємо трудовий договір в усній формі

Для укладення трудового договору в усній формі необхідно отримати від особи згоду на укладення трудового договору.

Як правило, така згода оформлюється у вигляді заяви на ім’я керівника організації з проханням про прийняття на роботу за певною посадою. У цій заяві працівник повинен зазначити всі особливості майбутньої роботи, наприклад:

  • бажання працювати за сумісництвом;
  • тривалість робочого часу (зокрема, якщо передбачає працювати неповний робочий час);
  • графік роботи (якщо передбачає працювати за індивідуальним графіком);
  • повну матеріальну відповідальність (якщо майбутня робота передбачає це) тощо.

Після розгляду заяви керівник організації проставляє резолюцію.

Чи обов’язково писати заяву про прийняття на роботу

Якщо трудовий договір укладають у письмовій формі — заяву не потрібно складати. Якщо форма трудового договору усна — заява обов’язкова.

Наказ про прийняття на роботу без заяви не підтверджує того, що між працівником і роботодавцем є угода про працю.

Накази з кадрових питань (у т. ч. про прийняття на роботу) — це розпорядча документація, що фіксує рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру (п. 3 гл. 1 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила 1000/5).

Із кадровим розпорядчим документом обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють підписи та зазначають дату ознайомлення (п. 11 гл. 9 розд. ІІ Правил 1000/5).

Додатковий аргумент — це заява про прийняття на роботу — обов’язковий документ особових справ:

  • керівників, менеджерів, професіоналів, фахівців, технічних службовців та сумісників (п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5; ст. 493 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).

Отже, при укладенні трудового договору в усній формі працівник має написати заяву та зазначити в ній:

  • посаду, на якій бажає працювати;
  • дату виходу на роботу;
  • особливості трудового договору — сумісництво, строковий трудовий договір, неповний робочий час тощо).

Роботодавець ухвалює рішення, яке зазначає в резолюції на заяві. Відтак кадровик готує проект наказу. Якщо дотримаєте цієї процедури, матимете підтвердження угоди між працівником та роботодавцем про укладення трудового договору.

Які вимоги до оформлення заяви про прийняття на роботу

Претендент на працевлаштування може написати заяву про прийняття на роботу власноруч на аркуші А4 або заповнити трафаретну форму, розроблену підприємством, установою, організацією (далі — підприємство). Заява має містити всі реквізити, передбачені Збірником уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленим протоколом засідання Методичної комісії Держкомархіву від 20.06.2006 № 3.

Бланк із трафаретним текстом складатиметься із надрукованої постійної інформації та граф для змінної.

Обов’язкові реквізити заяви:

  • адресат;
  • відомості про заявника;
  • назва виду документа;
  • текст документа;
  • дата документа;
  • підпис.

Правила оформлення заяви про прийняття на роботу:

  • прізвище, ім’я та по батькові заявника зазначають у родовому відмінку під реквізитом «Адресат» у правій верхній частині заяви;
  • відомості про заявника містять домашню адресу, номер телефону, паспортні дані, ідентифікаційний код;
  • кожен елемент відомостей про заявника оформлюють з нового рядка;
  • назву виду документа пишуть по центру над текстом документа — у заяві, оформленій у довільній формі, та можуть друкувати без відступу від межі лівого берега документа — на трафаретній формі заяви;
  • заголовок до тексту не складають;
  • інформацію в тексті заяви подають стисло й конкретно, щоб позитивно розв’язати порушене питання, без додаткових уточнень та пояснень;
  • заявник може додавати до заяви необхідні документи (копії дипломів, копія ідентифікаційного коду, копія довідки до акту огляду МСЕК, індивідуальна програма реабілітації інваліда та ін.), про них зазначають у реквізиті «Додатки» під текстом;
  • дату та підпис заявник проставляє власноруч;
  • розшифрування особистого підпису заявника не вимагається, оскільки прізвище, ім’я та по батькові зазначені у відомостях про заявника;
  • резолюцію на заяві ставлять на вільному від тексту місці, як правило, у верхній частині першого аркуша заяви.
Крок 4. Роз’яснюємо підстави для обробки персональних даних, повідомляємо про права у сфері захисту персональних даних, володільця та мету збору даних, третіх осіб, яким можуть передаватися персональні дані

Працівник кадрової служби роз’яснює претенденту на посаду порядок оформлення прийняття на роботу, у т. ч. підстави для обробки персональних даних відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI (далі — Закон № 2297). Також необхідно повідомити особу про те, що володільцем персональних даних, які збираються, є організація, роз’яснити склад та зміст зібраних персональних даних, мету збору персональних даних, повідомити про осіб, яким передаватимуться персональні дані після укладення трудового договору (п. 2 ст. 12 Закону № 2297).

Після змін, внесених до Закону № 2297, які набрали чинності 01.01.2014, згода працівника на обробку його персональних даних не вимагається.

ЕТАП 7. Видання наказу про прийняття на роботу та повідомлення ДПС про прийняття працівника

Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому КМУ (ч. 3 ст. 24 КЗпП).

Підставою для видання наказу буде трудовий договір, укладений у письмовій формі, або заява працівника про прийняття на роботу з відповідною резолюцією керівника організації.

Наказ про прийняття на роботу може бути оформлено одним зі способів:

  • за типовою формою № П-1;
  • на спеціальному бланку (так званому бланку наказів);
  • на загальному бланку організації.

У разі оформлення наказу за формою, відмінною від типової (на спеціальному чи загальному бланку), важливо зберегти всі показники, необхідність яких передбачена типовою формою.

Після підписання наказу керівником організації, наказ слід зареєструвати у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання. Після реєстрації в журналі слід проставити на наказі дату реєстрації та реєстраційний номер (індекс).

Нумерація наказів здійснюється в межах одного календарного року.

Працівник повинен бути ознайомлений з наказом під підпис. Після ознайомлення працівника з наказом про прийняття на роботу цей документ долучають до справи з наказами з кадрових питань тривалого строку зберігання. Копію наказу про прийняття працівника на роботу слід передати до бухгалтерії організації.

Які відомості обов’язково вказувати в наказі про прийняття на роботу

Наказ про прийняття на роботу можна скласти за типовою формою № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу», затвердженою наказом Держстату від 05.12.2008 № 489 (далі — типова форма № П-1), або за формою, відмінною від типової. Обидва варіанти прийнятні.

Відомості, які зазначають у наказі про прийняття на роботу, складеному за формою, відмінною від типової:

  • найменування підприємства;
  • код ЄДРПОУ;
  • назва виду документа (НАКАЗ);
  • номер та дата наказу;
  • місце складання документа;
  • заголовок до тексту документа («Про прийняття (прізвище та ініціали особи, яка приймається на роботу)»);
  • розпорядче слово (НАКАЗУЮ або ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ);
  • прізвище, ім’я та по батькові особи, яка приймається на роботу;
  • дата прийняття на роботу;
  • дата закінчення трудового договору (у разі укладення строкового трудового договору);
  • назва структурного підрозділу, до якого приймається особа;
  • назва професії (посади) відповідно до Класифікатора професій, кваліфікація;
  • умови прийняття на роботу (з випробуванням; на період відсутності основного працівника; у зв’язку з переведенням з іншої організації; на час проходження виробничої практики; на сезонну роботу; на надомну роботу; на час оплачуваних громадських робіт тощо);
  • умови роботи (основна чи за сумісництвом; умови праці згідно з атестацією робочого місця; тривалість робочого дня (тижня); тривалість робочого дня (тижня) при роботі на умовах неповного робочого часу тощо);
  • підпис керівника (назва посади, особистий підпис, ініціали, прізвище);
  • відмітка про ознайомлення з наказом.

Окрім того, у наказі про прийняття обов’язково зазначають:

  • повну дату фактичного виходу працівника на роботу — число, місяць, рік;
  • розмір посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

Підстава — абзац 3 пункту 7 глави 9 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Прізвище працівника, якого приймають на роботу, друкують великими літерами, ім’я та по батькові — маленькими.

Обов’язково в наказі про прийняття зазначати розмір посадового окладу

Вимогу зазначати в наказі про прийняття на роботу розмір посадового окладу, надбавок і доплат містить:

  • абзац 3 пункту 7 глави 9 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5;
  • типова форма № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу», затверджена наказом Держстату від 05.12.2008 № 489.

При укладанні з працівником трудового договору роботодавець має довести до його відома умови оплати праці, розміри, порядок і строки виплати заробітної плати, а також підстави, згідно з якими можуть провадитися відрахування у випадках, передбачених законодавством (ч. 1 ст. 29 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР).

Видання наказу про прийняття на роботу є складовою процедури укладання трудового договору (ч. 3 ст. 24 КЗпП).

Не достатньо вказати в наказі про прийняття на роботу — «з оплатою згідно із штатним розписом».

Інформацію щодо посадових окладів (тарифних ставок) вміщено в штатному розписі підприємства. Проте ознайомлення працівника зі штатним розписом до того, як працівник почав виконувати роботу за укладеним трудовим договором, не належить до обов’язків роботодавця (ст. 29 КЗпП). Окрім того, на більшості підприємств штатний розпис належить до документів з обмеженим доступом і не призначений для «оприлюднення».

Підпис працівника у графі розділу IV «Призначення і переведення» особової картки П-2 не слугує підтвердженням того, що до його відома вчасно — при укладанні трудового договору — доведено необхідні відомості.

Адже особова картка П-2 оформлюється після укладання трудового договору, тобто після видання наказу про прийняття на роботу.

Проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони роботодавець зобов’язаний до того, як працівник стане до роботи (ст. 29 КЗпП).

Як проводити та оформлювати вступні інструктажі, встановлює Типове положення про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці, затверджене наказом Державного комітету України з нагляду за охороною праці від 26.01.2005 № 15 (далі — Типове положення). Вимоги Типового положення зобов’язані виконувати всі центральні, місцеві органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування, бюджетні установи та суб’єкти господарювання незалежно від форми власності та видів діяльності (п. 1.3 Типового положення).

Фахівець служби охорони праці робить запис про вступний інструктаж:

  • у журналі реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці (дод. 5 до Типового положення). Журнал зберігає служба охорони праці або працівник, що відповідає за проведення вступного інструктажу;
  • у наказі про прийняття працівника на роботу.

Підстава — абзац 5 пункту 6.3 Типового положення.

Роботодавець зобов’язаний повідомити ДПС про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому КМУ (ст. 24 КЗпП).

Порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу затверджено постановою КМУ від 17.06.2015 № 413.

Які наслідки неознайомлення працівника з наказом про прийняття

Інспектор праці кваліфікує відсутність підпису як порушення законодавства про працю. Працівник також може скористатися своєю «необізнаністю».

До початку роботи за укладеним трудовим договором роботодавець зобов’язаний роз’яснити працівникові його права і обов’язки та проінформувати під підпис про умови праці (п. 1 ч. 1 ст. 29 КЗпП). Факт укладеного трудового договору фіксує наказ про прийняття на роботу (ч. 3 ст. 24 КЗпП).

З розпорядчим документом з кадрових питань обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які проставляють свої підписи на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку із зазначенням дати ознайомлення (п. 11 гл. 9 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила 1000/5).

Роботодавець, що не ознайомив працівника з наказом про прийняття, порушив законодавство про працю (ст. 29 КЗпП) та Правила 1000/5. Штраф на роботодавця — мінімальна зарплата (ст. 265 КЗпП). Штраф на винну посадову особу — 510-1700 грн (ст. 41 КпАП).

Чи потрібно брати у працівника заяву про перерахування зарплати на картку

Так, заява має бути. Але врахуйте, що роботодавець не має права примушувати працівників отримувати заробітну плату:

  • винятково на картковий банківський рахунок;
  • у конкретному банку.

В колективному договорі (положенні про оплату праці) встановлюють строки та періодичність (не рідше двох разів на місць) виплати заробітної плати (ч. 1 ст. 24 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР; далі — Закон про оплату праці), а також розмір заробітної плати за першу половину місяця (ч. 3 ст. 24 Закону про оплату праці).

Виплата заробітної плати через установи банку можлива за особистою письмовою згодою працівника (ч. 5 ст. 24 Закону про оплату праці). Тобто працівник сам обирає банківську установу, укладає з нею договір і повідомляє роботодавця (пише заяву), на який рахунок він має перераховувати заробітну плату.

ЕТАП 8. Оформлення особової картки за формою № П-2

Особова картка працівника є основним обліковим документом працівника організації. Особові картки ведуться за типовою формою № П-2.

Особові картки ведуться на всіх працівників, що працюють за трудовими договорами незалежно від форми працевлаштування (основна чи за сумісництвом, зокрема при внутрішньому сумісництві), строковості трудового договору (безстроковий чи строковий) та встановленої тривалості робочого часу (нормальна, скорочена тривалість робочого часу, неповний робочий час).

Інформація про працівника вноситься до особової картки працівником кадрової служби на підставі оригіналів особистих документів, наданих при укладанні трудового договору.

Для військовозобов’язаних та призовників слід оформити ще один примірник особової картки, який вміщується до картотеки військового обліку (ця картотека формується окремо від картотеки особових карток працівників організації). Про прийняття працівника, який є військовозобов’язаним, слід повідомити військовий комісаріат за місцезнаходженням організації.

ЕТАП 9. Оформлення договору про повну матеріальну відповідальність

Письмові договори про повну матеріальну відповідальність можуть бути укладені організацією з працівниками (що досягли 18-річного віку), які обіймають посади або виконують роботи, безпосередньо пов’язані із зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей (ст. 135-1 КЗпП).

ЕТАП 10. Оформлення особової справи

Особова справа — це сукупність документів, що містять найповніші відомості про працівника, біографічні дані, зокрема, відомості про освіту, трудову діяльність, військову службу, сімейний стан, місце проживання, державні нагороди (відзнаки), заохочення, накладання і зняття стягнень та інші відомості.

Особова справа формується після укладення трудового договору та видання наказу про прийняття на роботу.

Порядок формування особових справ регламентує пункт 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Особові справи ведуться в обов’язковому порядку лише для певних категорій працівників.

ЕТАП 11. Оформлення алфавітної картки

З метою полегшення роботи з пошуку інформації про працюючих та звільнених працівників доцільно вести алфавітні журнали (книги) або алфавітні картки. З практичної точки зору більш зручним у користуванні способом обліку и для користування є саме алфавітні картки

Унормованої форми алфавітної картки на цей час немає, отже, форму картки організація може обрати самостійно.

ЕТАП 12. Ознайомлення працівника з локальними нормативними актами

До початку роботи у перший робочий день працівника за укладеним трудовим договором роботодавець, відповідно до статті 29 КЗпП, зобов’язаний:

1) роз’яснити працівнику його права і обов’язки та проінформувати під підпис про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;

2) ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором, посадовою (робочою) інструкцією, іншими локальними нормативними актами, що регулюють трудові відносини та трудовий процес в організації;

3) визначити працівнику робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;

4) проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони.

Законодавством не встановлено форму ознайомлення працівників з локальними нормативними актами, тому кожна організація може обирати її самостійно.

Що таке робоче місце і в яких документах його визначати

До початку роботи за укладеним трудовим договором роботодавець зобов’язаний визначити працівникові робоче місце, забезпечити необхідними для роботи засобами (п. 3 ч. 1 ст. 29 КЗпП). КЗпП не дає визначення терміна «робоче місце» та не встановлює спеціальних вимог до цієї процедури. Однак таке визначення є в інших нормативно-правових актах.

Робоче місце — місце (приміщення), на якому працівник постійно чи тимчасово перебуває в процесі трудової діяльності, і яке визначене на підставі трудового договору (контракту) (п. 20 ч. 1 ст. 1 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067-VI). З огляду на це визначення, робоче місце — приміщення, в якому працівник виконує свою трудову функцію. Це може бути, наприклад, адреса місця розташування підприємства або структурного підрозділу, яке визначають в установчих документах або договорі оренди приміщення.

Якщо йдеться про віддалену (дистанційну чи надомну) роботу, з працівником укладають письмовий трудовий договір, у якому визначають робоче місце. Наприклад — за домашньою адресою.

Для працівника, який працює за комп’ютером, робоче місце (робоча станція) — сукупність устаткування з екранним пристроєм, який можуть доповнювати клавіатура або пристрій введення та (або) програмне забезпечення, що представляє інтерфейс «оператор-дисплей», інші прилади: телефон, модем, принтер тощо (п. 5 Вимог щодо безпеки та захисту здоров’я працівників під час роботи з екранними пристроями, затверджених наказом Мінсоцполітики від 14.02.2018 № 207).

Отже, до початку роботи працівника необхідно показати йому робоче місце та обладнання для подальшої роботи. Спеціального документа, який визначає для працівника конкретне робоче місце, складати не потрібно.

Інші визначення терміна «робоче місце» є в нормативно-правових актах, які обумовлюють правила безпечної експлуатації устаткування, санітарні норми трудового процесу тощо. Виконання цих документів має забезпечувати служба охорони праці.

ЕТАП 13. Допущення працівника до роботи

Працівник допускається до роботи після проходження всіх необхідних інструктажів та ознайомлення з локальними нормативними актами, у т. ч. й колективним договором, в день і в зміну, які визначені затвердженим графіком роботи організації (або структурного підрозділу, бригади, дільниці тощо).

ЕТАП 14. Оформлення трудової книжки

Працівник надає трудову книжку роботодавцю в день оформлення трудових відносин. ЇЇ обов’язково реєструють в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Для працівників, які працевлаштовуються не вперше, оформлення трудової книжки необхідно здійснювати на шостий день роботи (п. 1.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58; далі — Інструкція № 58).

Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, її доповнюють вкладишем. Вкладиш вшивається до трудової книжки, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за основним місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка (п. 3.1 Інструкції № 58).

Якщо працівник працевлаштовується вперше, слід оформити трудову книжку і внести запис про прийняття на роботу.

Із записом про прийняття на роботу працівника ознайомлюють під підпис в особовій картці П-2, в якій повторюється відповідний запис із трудової книжки (п. 2.5 Інструкції № 58).

Роботодавець першого дня вносить запис тільки до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Роботодавець веде трудові книжки на всіх працівників, які працюють понад п’ять днів (ч. 2 ст. 48 КЗпП, ч. 1 п. 1.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58).

Працівник передумав працювати й другого-третього дня роботи домовився з роботодавцем звільнитися за угодою сторін.

Тож працівник вправі пред’явити претензії до кадровика про те, що:

  • працівник не хотів мати запис у трудовій;
  • кадровик порушив норми Інструкції № 58.
_